Guia para levar uma contabilidade simples no Excel para um pequeno armazém

Manter a contabilidade de uma pequena loja não precisa ser complicado. Embora existam softwares especializados, o Excel é uma excelente ferramenta para aqueles que buscam uma solução simples e econômica. Nesta guia, mostrarei como criar um sistema básico de contabilidade usando o Excel, sem ser muito técnico, mas garantindo que você mantenha o controle de suas finanças.

Quantas planilhas você precisa no Excel?

Para gerenciar adequadamente a contabilidade de sua loja no Excel, recomendamos organizar a informação em várias planilhas dentro do mesmo arquivo. A seguir, explico as planilhas básicas que você precisa:

1. Planilha de "Receitas"

Nesta planilha, você registrará todas as vendas e qualquer outra receita que sua loja gere. Inclua as seguintes colunas:

Data
Descrição da receita (ex.: Venda de produto X)
Valor da receita
Método de pagamento (dinheiro, cartão, transferência)
Cliente (opcional)

Com esta planilha, você terá um controle claro de quanto dinheiro entra em seu negócio diariamente.

2. Planilha de "Despesas"

Aqui, você controlará todos os gastos que sua loja realiza, desde a compra de produtos até os pagamentos de serviços. Inclua as seguintes colunas:

Data
Descrição do gasto (ex.: Compra de inventário)
Valor do gasto
Fornecedor ou destinatário do pagamento
Categoria (inventário, serviços, aluguel, etc.)

Esta planilha permitirá que você analise para onde vai o dinheiro e ajuste seus custos, se necessário.

3. Planilha de "Inventário"

Embora a contabilidade não sempre inclua o inventário, é útil manter um registro do mesmo no Excel. Inclua as seguintes colunas:

Código do inventário
Descrição do produto
Quantidade disponível
Custo unitário
Valor total (quantidade disponível * custo unitário)

Esta planilha ajudará você a controlar o que tem em estoque e o valor do inventário.

4. Planilha de "Contas a Receber"

Se você oferece crédito aos seus clientes, esta planilha é essencial para saber quem lhe deve dinheiro. Inclua:

Data
Cliente
Valor a receber
Data de vencimento
Status (pendente, pago)

Com esta planilha, você sempre saberá quanto lhe devem e poderá fazer o acompanhamento dos pagamentos.

5. Planilha de "Contas a Pagar"

Da mesma forma que a planilha anterior, esta permitirá que você saiba quanto deve aos seus fornecedores. Inclua:

Data
Fornecedor
Valor a pagar
Data de vencimento
Status (pendente, pago)

Manter um controle de suas dívidas ajudará você a planejar melhor seus pagamentos e evitar atrasos.

6. Planilha de "Balanço Geral"

Esta planilha será o resumo de sua contabilidade. Aqui, você verá uma visão geral de sua situação financeira. Recomenda-se criar um balanço mensal ou trimestral. Inclua:

Ativos (dinheiro em caixa, contas a receber, inventário)
Passivos (contas a pagar, dívidas)
Patrimônio (diferença entre ativos e passivos)

O balanço indicará se seu negócio está gerando lucros ou perdas.

Outros registros úteis no Excel

Registro de funcionários: Se você tiver funcionários, poderá manter um controle básico de seus salários e pagamentos em uma planilha adicional.
Registro de impostos: Crie uma planilha para manter o controle dos impostos que você deve pagar, como o IVA ou ISR.

É útil aprender a usar macros?

No Excel, as macros podem automatizar tarefas repetitivas, como gerar relatórios ou enviar notificações quando se alcançam determinados objetivos. Aprender a usá-las pode tornar seu sistema de contabilidade no Excel mais eficiente, embora não seja obrigatório para um sistema básico.

Manter uma contabilidade simples no Excel é completamente possível para uma pequena loja. Com algumas planilhas organizadas e dedicação para registrar seus movimentos financeiros, você poderá manter o controle de seu negócio sem complicações. Embora esta seja uma solução básica, lembre-se de que à medida que seu negócio crescer, você poderá considerar opções mais avançadas ou especializadas.