Ordenes de Compra
Para Qué Sirve una Orden de Compra?
- Garantizar el Control de Inventarios: Asegura que se adquieran los productos necesarios en las cantidades adecuadas.
- Establecer Condiciones Claras: Define los términos de la transacción, como precios, plazos de entrega, y condiciones de pago, reduciendo el riesgo de malentendidos.
- Auditoría y Seguimiento: Proporciona un registro documentado de las adquisiciones, facilitando la contabilidad y la revisión de las transacciones.
Cómo se Usa una Orden de Compra?
- Creación: El departamento de compras o un usuario autorizado redacta la Orden de Compra, detallando los productos o servicios requeridos, junto con las cantidades, precios, y cualquier otra especificación relevante.
- Aprobación: La Orden de Compra es revisada y aprobada por un supervisor o un jefe de compras, asegurando que cumple con las políticas internas y que los términos son adecuados.
- Emisión al Proveedor: Una vez aprobada, la Orden de Compra se envía al proveedor, quien la utiliza como base para preparar y entregar los bienes o servicios solicitados.
- Recepción de Mercancías: Al recibir los productos, el equipo de almacén verifica que coincidan con lo especificado en la Orden de Compra y registra la entrada de los bienes en el sistema de inventario.
- Pago: Finalmente, la Orden de Compra sirve como referencia para la emisión de pagos, vinculando las facturas del proveedor con los términos acordados.
Ciclo de Vida de las Órdenes de Compra en Kardex Tauro
Las Órdenes de Compra en el software de Inventarios Kardex Tauro siguen un ciclo de vida definido:
- Creación de la Orden de Compra: Permite agregar, eliminar o modificar los artículos.
- Aprobación de la Orden de Compra: Paso crucial que asegura la integridad de la orden.
- Impresión (opcional): Se puede generar un documento físico si es necesario.
- Recepción de la Orden de Compra: Ingreso de los productos a bodega.
¿Por Qué es Necesario Aprobarlas?
La aprobación de la Orden de Compra es un paso esencial que bloquea cualquier modificación posterior. Esto significa que:
- No se pueden añadir nuevos artículos.
- No es posible cambiar las cantidades ni los precios.
- La orden debe estar aprobada antes de poder ser impresa.
Configuración de Permisos de Usuario
Es posible configurar los permisos de usuario para definir quién puede crear, aprobar y recibir órdenes de compra. En la configuración predeterminada, el usuario Administrador tiene todos estos privilegios.
En una empresa, los permisos podrían configurarse de la siguiente manera:
- Secretaría: Se encarga de digitar las órdenes de compra.
- Jefe de Compras: Verifica y aprueba las órdenes, revisando aspectos como el valor y el proveedor.
- Almacenista: Recibe la mercancía en bodega cuando el proveedor la entrega.
La aprobación de órdenes de compra añade un nivel extra de control, especialmente útil en empresas que requieren al menos dos cotizaciones antes de realizar una compra, asegurando la obtención del mejor precio.
Seguridad y Control mediante Segmentación de Responsabilidades
Para maximizar la seguridad, la persona que ingresa la orden de compra no debería tener la capacidad de aprobarla, y quien aprueba la compra no debería ser el encargado de ingresarla. El almacenista, por su parte, solo debe poder recibir los productos comprados, sin posibilidad de realizar otras acciones.
Este sistema de segmentación permite identificar con precisión el origen de cualquier irregularidad (que, aunque rara, puede ocurrir). Cada acción es registrada con información detallada del usuario, el equipo, la dirección IP, y la hora, lo que proporciona un completo historial de auditoría.