Die Bedeutung von Excel bei der Unternehmensführung

Wenn wir an die Verwaltung eines Bestands denken, ist eines der ersten Werkzeuge, das uns in den Sinn kommt, Excel. Und das ist kein Zufall: Egal, ob es darum geht, Bestandsbewegungen zu erfassen, die Buchhaltung eines Lagers zu führen oder sogar tägliche Aufgaben zu organisieren, Tabellenkalkulationen sind der häufigste Ausgangspunkt für jedes Unternehmen, ob groß oder klein.

Warum Excel und nicht ein anderes Werkzeug?

Die Antwort ist einfach: die Vielseitigkeit. Wenn wir jedoch von Tabellenkalkulationen sprechen, beziehen wir uns nicht nur auf Excel. Es gibt Alternativen wie Google Sheets, LibreOffice Calc und OpenOffice Calc, die ähnliche Funktionen erfüllen. Diese Optionen ermöglichen es Unternehmen, kostengünstiger und manchmal sogar mit größerer Kompatibilität zu arbeiten. Die Wahl hängt von den Ressourcen und Vorlieben ab, aber das Ziel ist das gleiche: Organisieren, Berechnen und Visualisieren von Daten.

Warum Tabellenkalkulationen in einem Lager verwenden?

1. Einfache Lagerbestandsverwaltung:
   Die Verwaltung des Lagerbestands erfordert die Erfassung von Produkteingängen und -ausgängen, die Überwachung der Bestände und die Berechnung des Warenwerts. Excel und seine Alternativen ermöglichen dies mit relativ geringem Aufwand durch Tabellen und grundlegende Formeln. Es können Tabellen erstellt werden, die Spalten für Produktnamen, verfügbare Menge, Preis pro Einheit, Gesamtwert und Lagerort anzeigen.

2. Finanzielle Kontrolle und Buchhaltung:
   Neben der Lagerverwaltung sind Tabellenkalkulationen leistungsstarke Werkzeuge für die Buchhaltung eines Unternehmens. Sie können verwendet werden, um Forderungen und Verbindlichkeiten zu verwalten und sogar jede Transaktion in einem Format zu erfassen, das später in eine Buchhaltungssoftware importiert werden kann.

3. Verkaufsanalyse und Prognosen:
   Mit Excel und seinen Alternativen können Verkaufsanalysen durchgeführt werden, die es ermöglichen, die meistverkauften Produkte und die Produkte mit geringerem Umsatz zu identifizieren. Dies kann mit dynamischen Diagrammen, Datenbanken und Trendanalysen erreicht werden, die dabei helfen, die Nachfrage vorherzusagen und Überbestellungen zu vermeiden.

4. Automatisierung mit Makros:
   Das Erlernen der Verwendung von Makros in Tabellenkalkulationen kann die Effizienz eines Unternehmens auf die nächste Stufe heben. Mit einer einfachen Tastenkombination können Makros wiederkehrende Prozesse wie die Aktualisierung von Beständen, die Erstellung von Berichten oder sogar das Senden von E-Mails automatisieren, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind (z. B. Benachrichtigungen über niedrige Bestände). Dies spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch menschliche Fehler.

5. Projekt- und Aufgabenmanagement:
   Wussten Sie, dass ganze Projekte in Tabellenkalkulationen organisiert werden können? Planen von Aufgaben und Zuweisen an verschiedene Mitarbeiter, Berechnen von Lieferterminen und sogar Verfolgen des Fortschritts ist mit Tools wie Gantt-Diagrammen in Excel möglich. Für kleine Unternehmen, die keine Projektmanagement-Software haben, kann eine gut strukturierte Tabellenkalkulation die perfekte Lösung sein.

Übergang zu einer spezialisierten Software

Es kommt jedoch ein Zeitpunkt, an dem Excel und seine Alternativen nicht mehr ausreichen. Die Verwaltung von Lagern und die Buchhaltung eines Unternehmens sind komplexe Prozesse, die viele Details beinhalten und oft Integrationen mit anderen Geschäftsbereichen wie Vertrieb oder Einkauf erfordern. Hier kommt eine spezialisierte Software wie Inventarios1A (mein Online-Bestandsverwaltungssystem) ins Spiel.

Tabellenkalkulationen eignen sich hervorragend für kleine Betriebe und für diejenigen, die gerade erst damit beginnen, ihre Prozesse zu digitalisieren. Wenn jedoch mehr Automatisierung, fortgeschrittene Berichte und Echtzeitkontrolle erforderlich sind, ist der nächste logische Schritt die Migration zu einer spezialisierten Software.

Tabellenkalkulationen oder Papier und Stift

Im Laufe der Jahre habe ich gesehen, wie viele kleine Unternehmen und sogar mittelgroße Lager versuchen, ihre Bestände mit Papier und Stift zu verwalten. Ja, das System funktioniert... bis eine Seite verloren geht, ein Fehler bei einer Berechnung gemacht wird oder Daten aus früheren Wochen überprüft werden müssen. Das Risiko von Fehlern und Datenverlust ist so hoch, dass die Verwendung von Papier und Stift nur empfehlenswert ist, wenn kein anderes Werkzeug zur Verfügung steht.

Das gesagt, eine Tabellenkalkulation, sei es Excel, Google Sheets oder LibreOffice, ist die erste digitale Alternative, die in Betracht gezogen werden sollte, bevor man zum Papier und Stift greift. Die Möglichkeit, in Echtzeit zu teilen und zusammenzuarbeiten (insbesondere auf Cloud-Plattformen wie Google Sheets), die Erstellung von Diagrammen und dynamischen Tabellen und die einfache Durchführung automatischer Berechnungen machen sie zur bevorzugten Option für die meisten kleinen Unternehmen.

Wenn Sie Ihr Lager, Ihren Laden oder Ihr Geschäft immer noch mit Papier und Stift verwalten, ist es an der Zeit, den Sprung zu wagen. Beginnen Sie mit Excel oder einer beliebigen kostenlosen Alternative, erkunden Sie die Möglichkeiten von Makros und Formeln, und wenn Sie mehr benötigen, denken Sie über eine spezialisierte Software wie Inventarios1A nach. Obwohl Excel für viele Geschäftsprozesse der Held war, erfordert die vollständige Automatisierung und detaillierte Kontrolle auf lange Sicht robustere Werkzeuge.