Важность Excel в управлении вашей компанией
Когда мы думаем об управлении инвентаризацией, одна из первых приходящих в голову инструментов - это Excel. И это не случайно: независимо от того, регистрируются ли движения запасов, ведется учет склада или даже организуются ежедневные задачи, листы расчетов являются наиболее распространенной точкой отсчета для любого предприятия, независимо от его размера.
Почему Excel, а не другой инструмент?
Ответ прост: гибкость. Однако, когда мы говорим о листах расчетов, мы не только о Excel. Существуют альтернативы, такие как Google Sheets, LibreOffice Calc и OpenOffice Calc, которые выполняют аналогичные функции. Эти варианты позволяют компаниям работать более экономично и даже с большей совместимостью в некоторых случаях. Выбор зависит от ресурсов и предпочтений, но цель одна и та же: организовать, рассчитать и визуализировать данные.
Почему использовать листы расчетов на складе?
Базовый инвентаризационный учёт:
Управление инвентаризацией подразумевает регистрацию входящих и исходящих товаров, ведение учета запасов и расчет стоимости запасов. Excel и его альтернативы позволяют легко выполнять все это с помощью таблиц и базовых формул. Можно создавать листы расчетов с колонками, указывающими название товара, количество на складе, стоимость за единицу, общую стоимость и расположение на складе.Финансовый контроль и бухгалтерский учет:
Помимо учета инвентаризации, листы расчетов являются мощными инструментами для вебдения бухгалтерского учета. Они могут использоваться для ведения учета дебиторской и кредиторской задолженности и даже для регистрации каждой транзакции в формате, который позже может быть импортирован в бухгалтерскую программу.Анализ продаж и прогнозирование:
С помощью Excel и его альтернатив можно проводить анализ продаж, позволяющий определить наиболее продаваемые товары и товары с меньшим объемом продаж. Это можно сделать с помощью динамических диаграмм, таблиц данных и анализа тенденций, что помогает предугадать спрос и избежать чрезмерных закупок.Автоматизация с помощью макросов:
Изучение использования макросов в листах расчетов может увеличить эффективность бизнеса. С помощью простой комбинации клавиш макросы могут автоматизировать повторяющиеся процессы, такие как обновление инвентаризации, создание отчетов или даже отправка электронных писем при выполнении определенных условий (например, уведомления о низком запасе). Это может не только сэкономить время, но и свести к минимуму человеческую ошибку.Управление проектами и задачами:
Вы знали, что можно организовывать проекты в листах расчетов? Планирование задач и их назначение разным сотрудникам, расчет сроков выполнения и даже отслеживание хода выполнения возможно с помощью инструментов, таких как диаграммы Ганта в Excel. Для небольших предприятий, не имеющих программного обеспечения для управления проектами, хорошо структурированный лист расчетов может стать идеальным решением.
Переход к специализированному программному обеспечению
Однако, наступает момент, когда Excel и его альтернативы оказываются недостаточными. Управление складом и бухгалтерский учет предприятия - это сложные процессы, которые включают множество деталей и часто требуют интеграции с другими областями бизнеса, такими как продажи или закупки. Именно здесь специализированное программное обеспечение для инвентаризации, такие как Inventarios1A (моя система онлайн-инвентаризации), становится необходимостью.
Листы расчетов идеально подходят для небольших операций и для тех, кто только начинает цифровизацию своих процессов. Но когда требуется большая автоматизация, продвинутые отчеты и контроль в реальном времени, переход к специализированному программному обеспечению является следующим логическим шагом.
Листы расчетов или бумага и карандаш
За годы я видел, как многие небольшие предприятия и даже склады среднего размера пытаются вести учет инвентаризации с помощью карандаша и бумаги. Да, система работает... до тех пор, пока не потеряется лист, не будет допущена ошибка в расчетах или не понадобится проверить данные предыдущих недель. Риск ошибок и потери информации настолько высок, что использование бумаги и карандаша рекомендуется только в том случае, если нет доступа к другим инструментам.
Сказанное это, лист расчетов, будь то Excel, Google Sheets или LibreOffice, является первой цифровой альтернативой, которую следует рассмотреть, прежде чем перейти к карандашу и бумаге. Возможность совместной работы и совместного использования в реальном времени (особенно на платформах в облаке, таких как Google Sheets), возможность создания динамических диаграмм и таблиц, а также простота автоматических расчетов делают его предпочтительным вариантом для большинства небольших предприятий.
Если Excel был героем многих коммерческих операций, то на долгосрочной основе полная автоматизация и детальный контроль требуют более мощных инструментов.
