Anleitung für eine einfache Buchhaltung in Excel für einen kleinen Lager

Die Buchhaltung eines kleinen Ladens muss nicht kompliziert sein. Obwohl es spezielle Software gibt, ist Excel ein hervorragendes Werkzeug für diejenigen, die eine einfache und kostengünstige Lösung suchen. In diesem Leitfaden zeige ich Ihnen, wie Sie ein grundlegendes Buchhaltungssystem mit Excel erstellen, ohne zu technisch zu werden, aber sicherstellen, dass Sie die Kontrolle über Ihre Finanzen behalten.

Wie viele Tabellen benötigen Sie in Excel?

Um die Buchhaltung Ihres Ladens in Excel ordnungsgemäß zu verwalten, empfehlen wir, die Informationen in mehreren Tabellen innerhalb derselben Datei zu organisieren. Im Folgenden erkläre ich Ihnen die grundlegenden Tabellen, die Sie benötigen:

1. Tabelle "Einnahmen"

In dieser Tabelle werden alle Verkäufe und andere Einnahmen, die Ihr Laden generiert, registriert. Enthalten sind die folgenden Spalten:

• Datum
• Beschreibung der Einnahme (z. B. Verkauf von Produkt X)
• Einnahmenbetrag
• Zahlungsmethode (Bargeld, Karte, Überweisung)
• Kunde (optional)

Mit dieser Tabelle haben Sie einen klaren Überblick darüber, wie viel Geld täglich in Ihr Geschäft fließt.

2. Tabelle "Ausgaben"

Hier führen Sie die Kontrolle über alle Ausgaben, die Ihr Laden tätigt, von der Produktbeschaffung bis zu den Zahlungen für Dienstleistungen. Enthalten sind die folgenden Spalten:

• Datum
• Beschreibung der Ausgabe (z. B. Produktkauf)
• Ausgabenbetrag
• Lieferant oder Zahlungsempfänger
• Kategorie (Bestand, Dienstleistungen, Miete usw.)

Mit dieser Tabelle können Sie analysieren, wohin das Geld fließt, und Ihre Kosten anpassen, falls erforderlich.

3. Tabelle "Bestand"

Obwohl die Buchhaltung nicht immer den Bestand umfasst, ist es nützlich, diesen in Excel zu führen. Enthalten sind die folgenden Spalten:

• Produktcode
• Produktbeschreibung
• Verfügbare Menge
• Einzelkosten
• Gesamtwert (verfügbare Menge * Einzelkosten)

Mit dieser Tabelle können Sie Ihre Bestände und den Wert des Bestands kontrollieren.

4. Tabelle "Forderungen"

Wenn Sie Ihren Kunden Kredit gewähren, ist diese Tabelle unerlässlich, um zu wissen, wer Ihnen Geld schuldet. Enthalten sind:

• Datum
• Kunde
• Zu zahlender Betrag
• Fälligkeitsdatum
• Status (ausstehend, bezahlt)

Mit dieser Tabelle wissen Sie immer, wie viel Ihnen geschuldet wird und können die Zahlungen verfolgen.

5. Tabelle "Verbindlichkeiten"

Wie die vorherige Tabelle ermöglicht Ihnen diese, zu wissen, wie viel Sie Ihren Lieferanten schulden. Enthalten sind:

• Datum
• Lieferant
• Zu zahlender Betrag
• Fälligkeitsdatum
• Status (ausstehend, bezahlt)

Die Kontrolle Ihrer Schulden hilft Ihnen, Ihre Zahlungen besser zu planen und Verzögerungen zu vermeiden.

6. Tabelle "Bilanz"

Diese Tabelle wird eine Zusammenfassung Ihrer Buchhaltung sein. Hier sehen Sie eine Übersicht über Ihre finanzielle Situation. Es wird empfohlen, eine monatliche oder quartalsweise Bilanz zu erstellen. Enthalten sind:

• Vermögenswerte (Bargeld, Forderungen, Bestand)
• Verbindlichkeiten (Verbindlichkeiten, Schulden)
• Eigenkapital (Differenz zwischen Vermögenswerten und Verbindlichkeiten)

Die Bilanz zeigt Ihnen an, ob Ihr Unternehmen Gewinne oder Verluste erzielt.

Weitere nützliche Aufzeichnungen in Excel

• Mitarbeiteraufzeichnungen: Wenn Sie Mitarbeiter haben, können Sie in einer zusätzlichen Tabelle eine grundlegende Kontrolle über deren Gehälter und Zahlungen führen.
• Steueraufzeichnungen: Erstellen Sie eine Tabelle, um die Steuern, die Sie zahlen müssen, wie z. B. Umsatzsteuer oder Einkommensteuer, zu kontrollieren.

Ist es nützlich, Makros zu lernen?

In Excel können Makros wiederholte Aufgaben automatisieren, wie z. B. das Erstellen von Berichten oder das Senden von Benachrichtigungen, wenn bestimmte Ziele erreicht werden. Das Erlernen des Umgangs damit kann Ihr Buchhaltung und Excel-System effizienter machen, ist aber nicht obligatorisch für ein grundlegendes System.

Die Führung einer einfachen Buchhaltung in Excel ist für einen kleinen Laden völlig möglich. Mit ein paar organisierten Tabellen und der Bereitschaft, Ihre finanziellen Bewegungen aufzuzeichnen, können Sie Ihr Unternehmen kontrollieren, ohne sich zu verkomplizieren. Obwohl dies eine grundlegende Lösung ist, denken Sie daran, dass Sie, wenn Ihr Unternehmen wächst, fortgeschrittenere oder spezialisiertere Optionen in Betracht ziehen können.