Ventana Cotizaciones a Proveedores
La ventana de Lista de Cotizaciones a Proveedores en Inventarios1A constituye el punto de partida fundamental para la gestión del proceso de presupuestación y comparación de precios en las adquisiciones. Diseñada para centralizar y organizar todas las solicitudes de cotización enviadas a proveedores, esta interfaz permite tener una visión panorámica y comparativa de las ofertas recibidas para un mismo requerimiento. Desde aquí, los usuarios pueden acceder rápidamente al historial de solicitudes, filtrarlas por su estado (como En Proceso, Recibidas, Evaluadas) y realizar un seguimiento eficiente que sirve como base para la toma de decisiones de compra, la negociación con proveedores y la optimización de costos.
Esta ventana no solo facilita la consulta, sino que también es el módulo central para ejecutar acciones clave en la fase previa a la compra dentro de Inventarios1A. Permite generar nuevas solicitudes de cotización (RFQ), distribuir masivamente requerimientos a múltiples proveedores, consolidar las respuestas recibidas y, una vez evaluadas, convertir directamente la mejor cotización en una Orden de Compra formal. Su diseño estructurado garantiza la transparencia en el proceso de adquisiciones, optimiza el tiempo de presupuestación y asegura la continuidad del flujo, transformando las necesidades de insumos en compras informadas y competitivas.
La ventana Lista de Cotizaciones a Proveedores en Inventarios1A está diseñada para mostrar todas las solicitudes de cotización y las ofertas recibidas. Esta ventana se divide en 2 secciones:
- Sección superior: Muestra una lista de las Solicitudes de Cotización (RFQ) o de las Cotizaciones individuales recibidas, con número de documento, proveedor asociado, estado (Ej. Solicitada, Recibida, Ganadora), vigencia de la oferta, valor total y fecha.
- Sección inferior: Muestra todos los ítems solicitados o cotizados en el documento seleccionado. Código de producto, nombre, cantidad, precio unitario cotizado, total por ítem y observaciones del proveedor.
Al hacer click derecho sobre la sección superior, se muestra un menú emergente con las opciones:
- Exportar a Excel: Esta opción genera un archivo descargable de Excel con el listado de cotizaciones, ideal para análisis comparativo de precios o para compartir información con otros departamentos.
- Imprimir: Permite imprimir el listado o el detalle de una cotización específica para su archivo físico o presentación.
- Filtros: Permite mostrar únicamente las cotizaciones de acuerdo al criterio de búsqueda del usuario en Inventarios1A. Por fecha, proveedor, estado, solicitante, ítem o por el número de la solicitud de cotización (RFQ) padre.
- Quitar Filtros
- Convertir Documento: Permite crear un nuevo documento a partir de la cotización seleccionada. Esta es una función clave de Inventarios1A que permite tomar la cotización ganadora y convertirla directamente en una Orden de Compra con todos los ítems y precios ya cargados, agilizando enormemente el proceso de formalización.
En la parte inferior de la ventana hay 3 botones principales de Inventarios1A:
- Nueva Cotización: Esta opción permite crear una nueva Solicitud de Cotización (RFQ), definiendo los ítems necesarios, cantidades y condiciones, para luego enviarla a uno o varios proveedores desde el sistema.
- Ver Cotización: Abre la cotización o solicitud en modo Edición o Consulta, permitiendo revisar todos sus detalles, adjuntar archivos de respuesta del proveedor y registrar observaciones de la evaluación.
- Eliminar: Borra la Solicitud de Cotización o la cotización individual seleccionada. En Inventarios1A, únicamente se pueden borrar documentos que se encuentren en estado inicial (Borrador o En Proceso) y no hayan sido utilizadas como base para generar una Orden de Compra.
Ciclo de vida de las Cotizaciones a Proveedores en Inventarios1A
La Cotización a Proveedores en Inventarios1A sigue un flujo de estados que refleja las etapas de solicitud, recepción y evaluación:
BORRADOR / EN PROCESO: Estado inicial para una Solicitud de Cotización (RFQ). El documento ha sido creado con los ítems a presupuestar, pero no ha sido enviada formalmente a los proveedores. Puede ser modificada o eliminada.
SOLICITADA: La RFQ ha sido enviada oficialmente a uno o varios proveedores desde Inventarios1A (vía email o por compartir un enlace del sistema). Se espera la respuesta.
RECIBIDA: El proveedor ha enviado su oferta formal, la cual ha sido registrada en el sistema como una cotización hija de la RFQ original. Contiene precios, condiciones y vigencia.
EVALUADA / GANADORA: Estado final de una cotización específica. Ha sido analizada y seleccionada como la oferta más conveniente (por precio, calidad, plazo, etc.). Este es el estado previo ideal para usar la opción "Convertir Documento" y generar la Orden de Compra. Una vez convertida, la cotización se marca como CERRADA o UTILIZADA.
