O que é o Kardex, para que serve e como é usado?
O Kardex é uma ferramenta fundamental na gestão de estoques e na administração de empresas. Sua origem remonta aos sistemas contábeis manuais, onde eram utilizadas fichas para registrar o movimento de produtos em um armazém. Hoje em dia, o Kardex foi digitalizado, tornando-se uma parte essencial dos sistemas de estoque modernos. Mas o que é exatamente o Kardex, para que serve e como é usado? Neste artigo, exploraremos essas perguntas em detalhes.
O que é o Kardex?
O Kardex é um registro detalhado que permite manter um controle dos movimentos de estoque de uma empresa. Este registro inclui informações sobre:
- Entradas: Quantidades de produtos que entram no estoque, seja por compras, devoluções ou produção.
- Saídas: Quantidades de produtos que saem do estoque, seja por vendas, consumo interno ou perdas.
- Saldos: Quantidades restantes de produtos após cada movimento.
Em termos simples, o Kardex funciona como um diário que detalha como e quando cada produto se move dentro de uma organização.
Para que serve o Kardex?
O Kardex é essencial para:
- Controle de estoques: Ajuda a evitar falta ou excesso de produtos, garantindo que sempre haja estoques suficientes para atender à demanda.
- Tomada de decisões: Fornece dados-chave para determinar quando reabastecer um produto ou como otimizar o armazenamento.
- Cumprimento fiscal: Em muitos países, o Kardex é um requisito legal para justificar os movimentos de estoque perante as autoridades fiscais.
- Redução de custos: Permite identificar produtos com baixa rotação, evitando investimentos desnecessários.
- Transparência: Facilita auditorias internas e externas ao contar com um registro claro e organizado.
Como usar o Kardex?
O uso do Kardex pode variar dependendo do tipo de negócio e das ferramentas empregadas, mas geralmente segue esses passos:
1. Registro de produtos
Antes de começar a usar o Kardex, é necessário registrar todos os produtos que fazem parte do estoque. Cada produto deve ter um código único, uma descrição clara e, em alguns casos, uma categoria ou localização no armazém.
2. Entrada de movimentos
Cada vez que um produto entra ou sai do estoque, é registrado no Kardex. A informação que geralmente é incluída é:
- Data do movimento.
- Descrição do movimento (compra, venda, devolução, etc.).
- Quantidade de unidades.
- Preço unitário e valor total.
- Saldo atualizado após o movimento.
3. Cálculo do custo
O Kardex também permite calcular o custo dos produtos usando métodos como:
- PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair): Atribui o custo das primeiras unidades que entraram no estoque.
- UEPS (Último a Entrar, Primeiro a Sair): Atribui o custo das últimas unidades que entraram.
- Média ponderada: Calcula um custo médio com base em todas as entradas.
4. Revisão periódica
É importante revisar o Kardex de forma periódica para garantir que a informação seja precisa e coincida com o estoque físico.
Exemplo prático
Suponha que você tenha uma loja de roupas e registre o estoque de camisetas. Se comprar 100 camisetas a $10 cada uma e depois vender 20 a $15 cada uma, o Kardex se veria assim:
| Data | Movimento | Quantidade | Preço Unitário | Valor Total | Saldo |
|---|---|---|---|---|---|
| 01/01/2024 | Compra | +100 | $10 | $1,000 | 100 |
| 02/01/2024 | Venda | -20 | $10 | $200 | 80 |
Ferramentas para gerenciar o Kardex
Hoje em dia, existem múltiplas ferramentas digitais para gerenciar o Kardex de forma eficiente. Alguns sistemas, como nosso software Inventarios1A, automatizam esse processo, permitindo registrar movimentos, calcular custos e gerar relatórios com apenas alguns cliques. Além disso, você pode consultar seu estoque em tempo real de qualquer dispositivo, o que facilita a tomada de decisões.
O Kardex é muito mais do que um simples registro; é uma ferramenta estratégica para qualquer negócio que gerencie estoques. Seu uso correto pode marcar a diferença entre uma gestão eficiente e um caos operacional. Se você ainda não usa um sistema de Kardex em sua empresa, o que está esperando? É hora de otimizar seus processos e levar sua gestão de estoques para o próximo nível.
