Bestellungen

Eine Bestellliste ist ein formelles Dokument, das von einer Firma an einen Lieferanten ausgestellt wird, das die Produkte oder Dienstleistungen, die die Firma kaufen möchte, sowie die Mengen, Preise und Lieferbedingungen spezifiziert. Es funktioniert wie ein Vertrag zwischen den beiden Parteien, der die Verpflichtungen des Lieferanten beinhaltet, die bestellten Produkte oder Dienstleistungen zu liefern, und die Verpflichtungen des Käufers, die Produkte oder Dienstleistungen zu bezahlen, wenn die Bedingungen des Vertrags erfüllt sind.

Was dient einer Bestellliste?

Eine Bestellliste ist für:

Garantie des Lagerverwaltung: Stellt sicher, dass die benötigten Produkte in den richtigen Mengen gekauft werden.
Eindeutige Bedingungen: Definiert die Bedingungen der Transaktion, wie Preise, Lieferfristen und Zahlungsbedingungen, um das Risiko von Missverständnissen zu reduzieren.
Auditor und Überwachung: Bietet einen dokumentierten Aufzeichnungsrahmen für die Einkäufe, die die Buchhaltung und die Überprüfung der Transaktionen erleichtert.

Wie wird eine Bestellliste verwendet?

Erstellung: Der Kaufabteilung oder einem autorisierten Benutzer wird die Bestellliste erstellt, die die benötigten Produkte oder Dienstleistungen, die Mengen, Preise und andere relevante Details enthält.
Genehmigung: Die Bestellliste wird von einem Vorgesetzten oder einem Kaufleiter überprüft und genehmigt, um sicherzustellen, dass sie den internen Richtlinien entspricht und die Bedingungen erfüllt.
Ausstellung an den Lieferanten: Nach Genehmigung wird die Bestellliste an den Lieferanten gesendet, der sie als Grundlage für die Vorbereitung und Lieferung der bestellten Produkte oder Dienstleistungen verwendet.
Empfang der Ware: Wenn die Produkte geliefert werden, überprüft das Lagerpersonal, ob sie den Anforderungen der Bestellliste entsprechen, und registriert die Eingabe der Produkte in das Lagerverwaltungssystem.
Zahlung: Schließlich dient die Bestellliste als Referenz für die Auszahlung, indem sie die Rechnungen des Lieferanten mit den Bedingungen des Vertrags verbindet.

Bestelllisten sind ein wesentlicher Bestandteil der Einkaufsverwaltung, um sicherzustellen, dass die Einkäufe kontrolliert, transparent und den Bedürfnissen und Richtlinien der Firma entsprechen.

Lebenszyklus der Bestelllisten in Inventarios1A.com

Bestelllisten in der Lagerverwaltungssoftware Kardex Tauro folgen einem definierten Lebenszyklus:

Erstellung der Bestellliste: ermöglicht das Hinzufügen, Löschen oder Ändern von Artikeln.
Genehmigung der Bestellliste: wichtiger Schritt, der die Integrität der Bestellung sicherstellt.
Druck (optional): ein physisches Dokument kann erstellt werden, wenn erforderlich.
Empfang der Bestellliste: Eingabe der Produkte in das Lager.

Warum ist Genehmigung erforderlich?

Genehmigung der Bestellliste ist ein wichtiger Schritt, der jede weitere Änderung blockiert. Das bedeutet:

Neue Artikel können nicht hinzugefügt werden.
Die Mengen oder Preise können nicht geändert werden.
Die Bestellung muss genehmigt werden, bevor sie gedruckt werden kann.

Einrichtung von Benutzerrechten

Es ist möglich, Benutzerrechte einzurichten, um zu bestimmen, wer Bestelllisten erstellen, genehmigen und erhalten kann. In der Standardkonfiguration hat der Administrator alle diese Rechte.

In einer Firma können die Rechte wie folgt konfiguriert werden:

Secretariat: ist für die Erstellung von Bestelllisten verantwortlich.
Kaufleiter: überprüft und genehmigt Bestellungen, indem er Aspekte wie den Wert und den Lieferanten überprüft.
Lagermitarbeiter: erhält die Ware im Lager, wenn der Lieferant sie liefert.

Genehmigung von Bestelllisten ergänzt die Kontrolle, insbesondere in Unternehmen, die mindestens zwei Angebote vor der Kaufentscheidung anfordern, um sicherzustellen, dass der beste Preis erzielt wird.

Sicherheit und Kontrolle durch Segmentierung von Verantwortlichkeiten

Um die Sicherheit zu maximieren, sollte das Personal, das die Bestellliste erstellt, nicht die Genehmigung erteilen, und der Person, die die Genehmigung erteilt, sollte nicht die Verantwortung für die Erstellung der Bestellliste liegen. Der Lagermitarbeiter sollte nur die gelieferten Produkte erhalten können, ohne die Möglichkeit, andere Aktionen auszuführen.

Dieses Segmentierungssystem ermöglicht es, den Ursprung jeder Unregelmäßigkeit (obwohl sie selten ist, kann sie auftreten) genau zu identifizieren. Jede Aktion wird mit detaillierten Informationen über den Benutzer, das Gerät, die IP-Adresse und die Uhrzeit registriert, was einen vollständigen Audit-Verlauf bietet.