Bons de commande

Une Ordre de Commande est un document formel émis par une entreprise à un fournisseur, spécifiant les produits ou services qu'elle souhaite acquérir, ainsi que les quantités, les prix convenus et les conditions de livraison. Il fonctionne comme un contrat entre les deux parties, établissant les obligations du fournisseur de fournir les biens ou services demandés, et du acheteur de payer pour eux conformément aux termes convenus.

À Quoi Sert une Ordre de Commande?

Une Ordre de Commande est fondamentale pour:

Garantir le Contrôle des Stocks: Assure que les produits nécessaires sont acquis en quantités adéquates.
Établir des Conditions Claires: Définit les termes de la transaction, comme les prix, les délais de livraison, et les conditions de paiement, réduisant le risque de malentendus.
Évaluation et Suivi: fournit un registre documenté des acquisitions, facilitant la comptabilité et la revue des transactions.

Comment Utiliser une Ordre de Commande?

Création: Le département des achats ou un utilisateur autorisé rédige l'Ordre de Commande, détaillant les produits ou services requis, ainsi que les quantités, les prix, et toute autre spécification pertinente.
Approbation: L'Ordre de Commande est examinée et approuvée par un superviseur ou un chef des achats, s'assurant que elle satisfait aux politiques internes et que les termes sont appropriés.
Émission au Fournisseur: Une fois approuvée, l'Ordre de Commande est envoyée au fournisseur, qui l'utilise comme base pour préparer et livrer les biens ou services demandés.
Reception des Marchandises: Lorsque les produits sont reçus, l'équipe de stock vérifie que ils correspondent à ce qui est spécifié dans l'Ordre de Commande et enregistre l'entrée des biens dans le système de stock.
Paiement: Enfin, l'Ordre de Commande sert de référence pour l'émission de paiements, liant les factures du fournisseur aux termes convenus.

Les Ordres de Commande sont une outil essentiel dans la gestion des achats, garantissant que les achats soient contrôlés, transparents et alignés avec les besoins et les politiques de l'entreprise.

Cycle de Vie des Ordres de Commande dans Inventarios1A

Les Ordres de Commande dans le logiciel de stockage Kardex Tauro suivent un cycle de vie défini:

Création de l'Ordre de Commande: Permet d'ajouter, supprimer ou modifier les articles.
Approbation de l'Ordre de Commande: Étape cruciale qui assure l'intégrité de l'ordre.
Impression (facultatif): Un document physique peut être généré si nécessaire.
Reception de l'Ordre de Commande: Entrée des produits dans le stock.

Pourquoi est-il Nécessaire de les Approuver?

L'approbation de l'Ordre de Commande est un pas essentiel qui bloque toute modification ultérieure. Cela signifie que:

On ne peut pas ajouter de nouveaux articles.
On ne peut pas modifier les quantités ou les prix.
L'ordre doit être approuvée avant de pouvoir être imprimée.

Configuration des Permissions d'Utilisateur

Il est possible de configurer les permissions d'utilisateur pour définir qui peut créer, approuver et recevoir des ordres de commande. Dans la configuration par défaut, l'utilisateur Administrateur a tous ces privilèges.

Dans une entreprise, les permissions pourraient être configurées de la manière suivante:

Secrétariat: S'occupe de rédiger les ordres de commande.
Chef des Achats: Vérifie et approuve les ordres, en examinant les aspects tels que le prix et le fournisseur.
Stockiste: Reçoit les marchandises dans le stock lorsque le fournisseur les livre.

L'approbation des ordres de commande ajoute un niveau supplémentaire de contrôle, particulièrement utile dans les entreprises qui exigent au moins deux cotisations avant de passer une commande, garantissant l'obtention du meilleur prix.

Sécurité et Contrôle par Segmentation des Responsabilités

Pour maximiser la sécurité, la personne qui insère l'ordre de commande ne devrait pas avoir la capacité de l'approuver, et celui qui approuve la commande ne devrait pas être chargé de l'insérer. Le stockiste, en revanche, ne doit pouvoir recevoir que les produits achetés, sans possibilité de réaliser d'autres actions.

Ce système de segmentation permet d'identifier avec précision l'origine de toute irrégularité (qui, bien que rare, peut se produire). Chaque action est enregistrée avec des informations détaillées sur l'utilisateur, l'équipement, l'adresse IP, et l'heure, ce qui fournit un historique complet d'audit.