Pedidos de compra

Para Qué Sirve uma Ordem de Compra?

• Garantizar o Controle de Inventários: Asegura que se adquiram os produtos necessários em quantidades adequadas.
• Estabelecer Condições Claras: Define os termos da transação, como preços, prazos de entrega, e condições de pagamento, reduzindo o risco de mal-entendidos.
• Auditoria e Seguimento: Proporciona um registro documentado das adquisições, facilitando a contabilidade e a revisão das transações.

Como se Usa uma Ordem de Compra?

• Criação: O departamento de compras ou um usuário autorizado redacta a Ordem de Compra, detalhando os produtos ou serviços requeridos, juntamente com as quantidades, preços, e qualquer outra especificação relevante.
• Aprovação: A Ordem de Compra é revisada e aprovada por um supervisor ou um chefe de compras, asegurando que cumpra com as políticas internas e que os termos sejam adequados.
• Emissão ao Fornecedor: Uma vez aprovada, a Ordem de Compra é enviada ao fornecedor, que a utiliza como base para preparar e entregar os bens ou serviços solicitados.
• Receção de Mercadorias: Ao receber os produtos, o equipe de armazém verifica que coincidam com o especificado na Ordem de Compra e registra a entrada dos bens no sistema de inventário.
• Pagamento: Finalmente, a Ordem de Compra serve como referência para a emissão de pagamentos, vinculando as faturas do fornecedor com os termos acordados.

Ciclo de Vida das Ordens de Compra em Inventarios1A

As Ordens de Compra no software de Inventários Kardex Tauro seguem um ciclo de vida definido:

1. Criação da Ordem de Compra: Permite adicionar, eliminar ou modificar os itens.
2. Aprovação da Ordem de Compra: Passo crucial que asegura a integridade da ordem.
3. Impressão (opcional): Pode ser gerado um documento físico se necessário.
4. Receção da Ordem de Compra: Ingresso dos produtos no armazém.

Por Qué é Necesário Aprovarlas?

A aprovação da Ordem de Compra é um passo essencial que bloqueia qualquer modificação posterior. Isso significa que:

• Não se podem adicionar novos itens.
• Não é possível alterar as quantidades ou os preços.
• A ordem deve estar aprovada antes de poder ser impressa.

Configuração de Permisos de Usuário

É possível configurar os permissos de usuário para definir quem pode criar, aprovar e receber ordens de compra. Na configuração predeterminada, o usuário Administrador tem todos esses privilégios.

Em uma empresa, os permissos poderiam ser configurados da seguinte maneira:

• Secretaria: É responsável por digitar as ordens de compra.
• Chefe de Compras: Verifica e aprova as ordens, revisando aspectos como o valor e o fornecedor.
• Armazeneiro: Recebe a mercadoria no armazém quando o fornecedor a entrega.

A aprovação de ordens de compra adiciona um nível extra de controle, especialmente útil em empresas que requerem ao menos duas cotizacoes antes de realizar uma compra, garantindo a obtenção do melhor preço.

Segurança e Controle mediante Segmentação de Responsabilidades

Para maximizar a segurança, a pessoa que ingresa a ordem de compra não deveria ter a capacidade de aprovar, e quem aprova a compra não deveria ser o responsável por ingesarla. O armazeneiro, por sua vez, apenas deve poder receber os produtos comprados, sem possibilidade de realizar outras ações.

Este sistema de segmentação permite identificar com precisão o origen de qualquer irregularidade (que, embora rara, pode ocorrer). Cada ação é registrada com informações detalhadas do usuário, do equipamento, da direção IP, e da hora, o que proporciona um completo histórico de auditoria.