Ordini di acquisto

Un Ordine di Acquisto è un documento formale emesso da una società a un fornitore, che specifica i prodotti o servizi che la società desidera acquistare, insieme alle quantità, prezzi concordati e condizioni di consegna. Funziona come un contratto tra le due parti, stabilendo le obbligazioni del fornitore di fornire i beni o servizi richiesti, e del compratore di pagare per loro in base ai termini concordati.

Perché serve un Ordine di Acquisto?

Un Ordine di Acquisto è fondamentale per:

Garantire il Controllo degli Inventari: Assicura che si acquistino i prodotti necessari in quantità adeguata.
Stabilire Condizioni Chiare: Definisce i termini della transazione, come prezzi, scadenze di consegna e condizioni di pagamento, riducendo il rischio di malintesi.
Auditoria e Seguimento: Fornisce un registro documentato delle acquisizioni, agevolando la contabilità e la revisione delle transazioni.

Come si utilizza un Ordine di Acquisto?

Crea: Il reparto acquisti o un utente autorizzato redige l'Ordine di Acquisto, specificando i prodotti o servizi richiesti, insieme alle quantità, prezzi e altre specifiche rilevanti.
Aprobazione: L'Ordine di Acquisto viene revisionato e approvato da un supervisore o un capo acquisti, assicurando che rispetti le politiche interne e che i termini siano adeguati.
Emissione al Fornitore: Una volta approvato, l'Ordine di Acquisto viene inviato al fornitore, che lo utilizza come base per preparare e consegnare i beni o servizi richiesti.
Recezione delle Merci: Al ricevere i prodotti, il personale del magazzino verifica che corrispondano a quanto specificato nell'Ordine di Acquisto e registra l'ingresso dei beni nel sistema di inventario.
Pagamento: Infine, l'Ordine di Acquisto serve come riferimento per l'emissione dei pagamenti, collegando le fatture del fornitore ai termini concordati.

Le Ordini di Acquisto sono una strumento essenziale nella gestione degli acquisti, assicurando che gli acquisti siano controllati, trasparenti e allineati con le esigenze e le politiche della società.

Ciclo di Vita degli Ordini di Acquisto in Kardex Tauro

Gli Ordini di Acquisto nel software di inventario Kardex Tauro seguono un ciclo di vita definito:

Crea l'Ordine di Acquisto: Permette di aggiungere, eliminare o modificare gli articoli.
Aprobazione dell'Ordine di Acquisto: Passo cruciale che assicura l'integrità dell'ordine.
Stampa (opzionale): Si può generare un documento fisico se necessario.
Recezione dell'Ordine di Acquisto: Ingresso dei prodotti nel magazzino.

Perché è necessario approvarli?

L'approvazione dell'Ordine di Acquisto è un passo essenziale che blocca ogni modifica successiva. Ciò significa che:

Non si possono aggiungere nuovi articoli.
Non è possibile modificare le quantità o i prezzi.
L'ordine deve essere approvato prima di poter essere stampato.

Configurazione dei Diritti degli Utenti

È possibile configurare i diritti degli utenti per determinare chi può creare, approvare e ricevere gli Ordini di Acquisto. Nella configurazione predefinita, l'utente Amministratore ha tutti questi diritti.

In una società, i diritti possono essere configurati in questo modo:

Segreteria: si occupa di digitare gli Ordini di Acquisto.
Capo Acquisti: verifica e approva gli ordini, esaminando aspetti come il valore e il fornitore.
Magazziniere: riceve la merce nel magazzino quando il fornitore la consegna.

L'approvazione degli Ordini di Acquisto aggiunge un livello di controllo supplementare, soprattutto utile in società che richiedono almeno due offerte prima di effettuare un acquisto, assicurando la migliore offerta.

Sicurezza e Controllo mediante Segmentazione delle Responsabilità

Per massimizzare la sicurezza, la persona che inserisce l'Ordine di Acquisto non dovrebbe avere la capacità di approvarlo, e chi approva l'acquisto non dovrebbe essere responsabile dell'inserimento. Il magazziniere, d'altra parte, dovrebbe poter ricevere solo i prodotti acquistati, senza possibilità di eseguire altre azioni.

Questo sistema di segmentazione consente di identificare con precisione l'origine di qualsiasi irregolarità (sebbene rara, può accadere). Ogni azione è registrata con informazioni dettagliate sull'utente, l'equipamento, l'indirizzo IP e l'ora, fornendo un completo registro di audit.