Заказы на поставку

Покупательная Заявка - это официальный документ, выданный компанией поставщику, в котором указываются товары или услуги, которые компания хочет купить, а также количество, цена и условия поставки. Это работает как контракт между двумя сторонами, устанавливающий обязательства поставщика поставить товары или услуги, заказанные покупателем, и покупателя заплатить за них в соответствии с условиями контракта.

Для чего служит Покупательная Заявка?

Покупательная Заявка необходима для:

Управления запасами: гарантирует, что покупатель купит необходимые товары в необходимом количестве.
Установления ясных условий: определяет условия сделки, такие как цена, сроки поставки и условия оплаты, снижая риск ошибок в понимании.
Аудита и отслеживания: обеспечивает документированный отчет о приобретениях, упрощая учет и ревизию сделок.

Как использовать Покупательную Заявку?

Создание: отдел закупок или авторизованный пользователь создает Покупательную Заявку, указывая необходимые товары или услуги, а также количество, цену и любые другие важные детали.
Одобрение: Покупательная Заявка проверяется и утверждается руководителем или главным специалистом по закупкам, чтобы убедиться, что она соответствует внутренним политикам и условиям.
Отправка поставщику: после утверждения Покупательная Заявка отправляется поставщику, который использует ее в качестве основы для подготовки и поставки заказанных товаров или услуг.
Получение товаров: при получении товаров, склад проверяет, чтобы они соответствовали указанным в Покупательной Заявке, и регистрирует входные данные в систему управления запасами.
Оплата: наконец, Покупательная Заявка используется в качестве справки для выпуска платежей, связывая счета поставщика с условиями контракта.

Покупательные Заявки являются важнейшим инструментом в управлении закупками, гарантируя, что покупки контролируются, прозрачны и соответствуют потребностям и политикам компании.

Жизненный цикл Покупательной Заявки в Inventarios1A.com

Покупательные Заявки в программе управления запасами Kardex Tauro следуют определённому жизненному циклу:

Создание Покупательной Заявки: позволяет добавлять, удалять или изменять товары.
Одобрение Покупательной Заявки: важный шаг, который гарантирует целостность заказа.
Печать (опционально): можно создать физический документ, если это необходимо.
Получение Покупательной Заявки: вход товаров в склад.

Почему необходимо одобрять?

Одобрение Покупательной Заявки является важным шагом, который блокирует любые последующие изменения. Это означает:

Нельзя добавлять новые товары.
Невозможно изменить количество или цену.
Заказ должен быть одобрен до того, как он может быть напечатан.

Настройка прав доступа пользователя

Возможно настроить права доступа пользователя для определения, кто может создавать, одобрять и получать Покупательные Заявки. По умолчанию у пользователя-администратора есть все эти права.

В компании права доступа могут быть настроены следующим образом:

Секретариат: занимается написанием Покупательных Заявок.
Главный специалист по закупкам: проверяет и утверждает заказы, проверяя аспекты, такие как стоимость и поставщик.
Склад: получает товары в склад, когда поставщик их доставляет.

Одобрение заказов Покупательной Заявки добавляет дополнительный уровень контроля, особенно полезный в компаниях, которые требуют хотя бы двух котировок перед покупкой, гарантируя получение лучшей цены.

Безопасность и контроль с помощью разделения обязанностей

Чтобы максимально обеспечить безопасность, лицо, которое вносит заказ Покупательной Заявки, не должно иметь возможности одобрить его, а тот, кто одобряет покупку, не должен быть ответственным за его внос.

Склад, с другой стороны, должен иметь возможность только получать купленные товары, без возможности выполнять другие действия.

Этот системный разделение позволяет точно определить источник любых неисправностей (хотя они и редки, но могут произойти). Каждая операция регистрируется с подробной информацией о пользователе, оборудовании, IP-адресе и времени, что обеспечивает полный аудитный историк.